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Demande ou renouvellement d’une licence sportive : quelles données peuvent être traitées dans les formulaires dédiés ?

Publié le 24 Septembre 2024

La délivrance d’une licence sportive est encadrée par le code du sport (article L.131-6), mais il n’existe pas de formulaire type ni de liste de renseignements à transmettre aux fédérations sportives ou aux clubs. Chaque fédération ou club affilié dispose de son propre formulaire de renseignements. La licence sportive permet à son titulaire de participer aux activités organisées par la fédération et ses structures affiliées, de bénéficier de la couverture de sa responsabilité civile en cas de dommage lié à sa pratique sportive et d’être soumis aux règles sportives prévues dans le règlement fédéral.

Quelles données peuvent être collectées pour la délivrance ou le renouvellement d’une licence sportive ?

La fédération ou le club affilié ne peut collecter que des informations adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire pour délivrer ou renouveler la licence. Les données personnelles collectées doivent être directement liées à :

L’identification du licencié (et de ses parents pour les mineurs) et ses coordonnées ;

La détermination de sa catégorie (vétéran, sénior, U13, etc.) ;

Le niveau du licencié (classement, dan, etc.) ;

La nature de la pratique sportive (« loisir », « compétition », « dirigeant et arbitre ») ;

La vérification de la compatibilité de l’état de santé du licencié avec la pratique de l’activité sportive envisagée ;

La participation du licencié aux manifestations sportives organisées par la fédération ainsi qu’au fonctionnement de celle-ci ;

La garantie assurantielle nécessaire à la prise de licence ;

Pour les licenciés concernés par le contrôle de leur honorabilité, les éléments complets d’identité nécessaires à ce contrôle.

Attention aux données personnelles collectées dans les formulaires d’affiliation au club

Les formulaires utilisés pour la délivrance ou le renouvellement de la licence doivent se distinguer des formulaires d’affiliation (adhésion) au club. Les formulaires remis aux sportifs ou à leurs parents collectent souvent des données personnelles qui ne sont pas strictement nécessaires à la délivrance de la licence ou à son renouvellement. Ces formulaires s’apparentent davantage à des questionnaires de renseignements individuels génériques utilisés à d’autres fins telles que l’adhésion au club, la réalisation de statistiques sur les licenciés, la mise à disposition d’équipements nécessaires à la pratique sportive en club, l’encadrement du droit à l’image du licencié ou la réception d’offres promotionnelles des partenaires de la fédération ou de la fédération elle-même.

Quels documents une fédération sportive ou un club doit-il demander à un sportif préalablement à la délivrance de sa licence ?

Pour les sportifs majeurs, la délivrance ou le renouvellement d’une licence peut être subordonné à la présentation d’un certificat médical établissant l’absence de contre-indication à la pratique de la discipline concernée. Pour les sportifs mineurs, la délivrance ou le renouvellement de la licence permettant ou non de participer aux compétitions organisées par la fédération sportive est subordonné à l’attestation du renseignement d’un questionnaire relatif à l’état de santé du sportif, réalisé conjointement par le mineur et par les personnes exerçant l’autorité parentale. Lorsqu’une réponse à ce questionnaire conduit à un examen médical, l’obtention ou le renouvellement de licence nécessite la production d’un certificat médical attestant l’absence de contre-indication à la pratique sportive.

Comment qualifier le rôle des fédérations sportives ou des clubs dans le processus de délivrance ou de renouvellement des licences sportives ?

Il existe trois statuts possibles : responsable de traitement, responsable conjoint et sous-traitant. Le responsable de traitement est la personne qui détermine l’objectif poursuivi par l’utilisation qui est faite des données et les modalités concrètes de leur utilisation. Dans d’autres situations, plusieurs personnes ou services peuvent décider conjointement de l’objectif et des modalités pratiques d’utilisation des données personnelles : on parle alors de responsables conjoints des données. Lorsque le responsable de traitement fait appel à un organisme pour traiter des données pour son propre compte, sur son instruction et sous son autorité, cet organisme est considéré comme un sous-traitant au sens du RGPD.

À quelles conditions les fédérations sportives peuvent-elles réutiliser les données des licenciés, traitées à l’occasion de la délivrance ou du renouvellement de la licence sportive ?

Les données des licenciés (en particulier les coordonnées) sont utilisées par les fédérations sportives à d’autres fins que la délivrance ou le renouvellement de la licence (réutilisation des données). Les hypothèses de réutilisation sont multiples : organisation de compétitions sportives et mise en ligne des résultats, notification de sanctions fédérales prononcées à l’égard d’un joueur, envoi d’offres promotionnelles de la part de la fédération telles que l’acquisition d’un maillot, de places, envoi d’une lettre d’informations, etc. Les fédérations sportives doivent respecter les principes de protection des données personnelles et informer les licenciés de l’utilisation qui sera faite de leurs données.